Τα έγγραφα βρίσκονται στο φάκελο με τίτλο «Φάκελος Εαμοκρατίας, 1940-1945». Πολλά έγγραφα του φακέλου είναι τυπωμένα στην πίσω πλευρά ήδη χρησιμοποιημένων χαρτιών-εγγράφων της περιόδου 1923-1942 περίπου. Η πρακτική αυτή ήταν συνήθης λόγω της έλλειψης χαρτιού. Κάποια από τα παλαιά αυτά οπισθόφυλλα περιέχουν πληροφορίες για τους πρόσφυγες της περιοχής. Πρόκειται για συνολικά τέσσερα έγγραφα:

1. Απόφαση της Δημαρχιακής Επιτροπής Δήμου Διδυμοτείχου για την περίθαλψη απόρων προσφύγων, 1923
2. Έγγραφο της Νομαρχίας Έβρου για τον Προσφυγικό Σύλλογο Θρακών Μικρασιατών Διδυμοτείχου, 1927
3. Έγγραφο του Συνεργείου Ερεύνης Ανταλλαξίμων Κτημάτων Ανατολικής Μακεδονίας και Δυτικής Θράκης της Διεύθυνσης Ανταλλαγής του Υπουργείου Γεωργίας, 1933
4. Υπεύθυνη Δήλωση πρόσφυγα από το Κιουπλί σχετικά με την αγροτική αποκατάστασή τους στο χωριό Λαγηνά Σουφλίου, 1942.

Το αρχείο της Διεύθυνσης Κοινωνικής Πρόνοιας του Δήμου Κομοτηνής χρονολογείται από το 1930 έως το 2000 και περιλαμβάνει 500 φακέλους με τεκμήρια σχετικά με τη στέγαση των προσφύγων, την αποκατάσταση θυμάτων και ζημιωθέντων κατά την περίοδο του εμφυλίου πολέμου, την πρόνοια υπέρ απόρων, αναξιοπαθούντων, ευαίσθητων κοινωνικών ομάδων και ασθενών, τη λειτουργία ορφανοτροφείων, οικοτροφείων, γηροκομείων, παιδουπόλεων και κάθε άλλης μορφής παροχής κοινωνικής πρόνοιας και αρωγής από δημοτικές και περιφερειακές υπηρεσίες. Όσον αφορά στο θέμα των προσφύγων, στο αρχείο της Διεύθυνσης Κοινωνικής Πρόνοιας εντοπίζονται φάκελοι με λυτά έγγραφα σχετικά με την αποκατάσταση και τη στέγαση αυτών των πληθυσμών, τίτλοι ιδιοκτησίας, αποφάσεις σχετικών επιτροπών σε χειρόγραφα βιβλία, τοπογραφικά διαγράμματα προσφυγικών συνοικιών και οικισμών κ.ά.